Informacje o przetwarzaniu danych w Grand Event. Aktualizacja: 6 października 2026 r.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych klientów i osób kontaktujących się z nami jest Grand Event sp. z o.o., ul. Korkowa 163A/140, 04-549 Warszawa, NIP 9522261365. W sprawach danych osobowych można napisać na wynajem360@gmail.com, zadzwonić pod +48 609 402 812 lub skorzystać z powyższego adresu pocztowego.
2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu
- Zapytania i wyceny: dane kontaktowe, wybrana atrakcja, termin, miejscowość i treść wiadomości. Gdy pytasz o usługę dla siebie, podstawą jest przygotowanie lub wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Kontakt w imieniu firmy lub organizatora: imię, nazwisko, służbowe dane kontaktowe i informacje o wydarzeniu. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i współpracy z reprezentowaną firmą — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane możemy otrzymać od Ciebie lub reprezentowanej przez Ciebie organizacji.
- Realizacja rezerwacji: dane potrzebne do ustalenia warunków i wykonania usługi; art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku strony umowy lub lit. f w przypadku jej przedstawiciela.
- Rozliczenia i wymagane dokumenty: dane identyfikacyjne, rozliczeniowe i dane transakcji; obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
- Reklamacje, dochodzenie lub obrona roszczeń: dane dotyczące konkretnej sprawy; prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Podanie danych kontaktowych jest dobrowolne, ale bez danych potrzebnych do odpowiedzi lub rezerwacji nie będziemy mogli obsłużyć zapytania albo zawrzeć umowy. Nie przesyłaj w formularzu danych wrażliwych ani informacji niepotrzebnych do przygotowania oferty. Samo wysłanie zapytania nie jest zgodą na newsletter lub reklamowe wiadomości niezwiązane z zapytaniem.
3. Narzędzia i odbiorcy danych
- Zenbox i obsługa techniczna hostingu — działanie i zabezpieczenie serwisu.
- Google / Gmail — korespondencja, zapytania i wysyłanie linków do galerii.
- Google Analytics 4 i Google Ads — pomiar strony i skuteczności reklam po zgodzie, zgodnie z punktem 8.
- HubSpot — CRM, dane kontaktowe i obsługa relacji z klientami.
- Activation King — obsługa zdjęć AI oraz przechowywanie i udostępnianie galerii. Link z panelu Activation King przekazujemy klientowi przez Gmail.
- Podmioty obsługujące niezbędne rozliczenia lub roszczenia oraz organy uprawnione do otrzymania danych na podstawie prawa — w zakresie właściwym dla danej sprawy.
4. Jak długo przechowujemy dane
Od 27 września 2026 r. przyjmujemy następujące zasady dla nowych zapytań i nowo udostępnianych galerii:
- Zapytania bez rezerwacji: usuwamy dane po 12 miesiącach od ostatniego merytorycznego kontaktu w sprawie zapytania. Dotyczy to korespondencji oraz wpisu w CRM. Jeśli dochodzi do rezerwacji, stosujemy zasady dotyczące umowy.
- Galerie zdjęć: standardowy czas udostępnienia i przechowywania wynosi 90 dni od przekazania linku. Po tym czasie usuwamy galerię z używanego panelu. Inny termin może wynikać z indywidualnych, w tym wcześniejszych, ustaleń. Zachęcamy do pobrania zdjęć przed upływem terminu.
- Umowy i rozliczenia: dane przechowujemy przez czas realizacji umowy, a następnie w zakresie wymaganym przepisami lub potrzebnym do konkretnego roszczenia. Dokumenty podatkowe co do zasady przechowuje się do przedawnienia zobowiązania: zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zawieszenie lub przerwanie biegu terminu może wydłużyć ten okres.
- Reklamacje i spory: niezbędną dokumentację danej sprawy zachowujemy do jej zakończenia i upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń. Nie oznacza to przedłużenia przechowywania wszystkich danych klienta ani całej galerii bez uzasadnienia.
Wcześniejsze ustalenia dotyczące galerii pozostają uwzględnione. W sprawie terminu dostępu do wcześniej udostępnionej galerii prosimy o kontakt. Możesz również poprosić o wcześniejsze usunięcie danych; rozpatrujemy takie wnioski zgodnie z prawami opisanymi poniżej.
5. Zdjęcia AI i galerie z wydarzeń
Activation King służy do przygotowania efektów AI i galerii. Zakres przetwarzania zdjęć zależy od zamówionej usługi i używanych funkcji. Link do galerii przekazujemy klientowi e-mailem. Przekazując link dalej, należy uwzględnić prywatność osób widocznych na zdjęciach.
Informacja o usuwaniu danych twarzy przez dostawcę nie oznacza usunięcia zdjęć lub całej galerii. Dla galerii stosujemy zasady z punktu 4. Przetwarzanie zdjęć uczestników wymaga podstawy odpowiedniej dla danego wydarzenia; sama umowa z organizatorem nie oznacza zgody wszystkich uczestników na każdy sposób wykorzystania ich zdjęć. W sprawach zdjęć, ich udostępnienia lub usunięcia prosimy o kontakt z Grand Event, ze wskazaniem wydarzenia lub galerii.
6. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
Korzystanie z Gmail, Google Analytics, Google Ads, HubSpot i Activation King może wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG. Zakres i miejsce przetwarzania zależą od usługi, jej konfiguracji oraz dostawców infrastruktury i funkcji AI.
Dostawcy opisują zasady przetwarzania i ochrony transferów w swoich dokumentach: Google, HubSpot i Activation King — AI Photo Booth Pro. Informację o odbiorcach i zabezpieczeniach dotyczących konkretnego przypadku można uzyskać pod adresem wynajem360@gmail.com.
7. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO przysługują Ci prawa do dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia dotyczy danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.
Gdy podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w każdej chwili. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Wycofanie zgody nie jest tym samym co bezwarunkowe usunięcie wszystkich danych, np. dokumentów wymaganych prawem.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego nie wymaga takiego uzasadnienia.
Wnioski przyjmujemy na wynajem360@gmail.com oraz pod adresem spółki. W razie potrzeby poprosimy o informacje niezbędne do bezpiecznego potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca; ewentualne przedłużenie zgodne z RODO wymaga poinformowania o jego przyczynach.
Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie złożenia skargi znajdują się na stronie UODO.
8. Działanie strony, cookies i zewnętrzne zasoby
Serwer przetwarza dane techniczne połączenia, takie jak adres IP, czas żądania i dane przeglądarki, potrzebne do dostarczenia strony, diagnostyki i ochrony przed nadużyciami. Są to cele związane z bezpieczeństwem i prawidłowym działaniem serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Od 6 października 2026 r. po wybraniu „Akceptuję pomiar” uruchamiamy Google Analytics 4 połączone z Google Ads. Pomiar obejmuje odwiedzane strony, interakcje, skuteczne wysłanie formularza oraz osobno kliknięcia telefonu i adresu e-mail. Pozwala oceniać działanie strony i skuteczność reklam. Do Google trafiają dane techniczne, identyfikatory przeglądarki i dostępne informacje o źródle wizyty. Nasz kod pomiarowy nie przekazuje imienia, adresu e-mail, numeru telefonu ani treści wpisanych do formularza. Kliknięcie telefonu lub e-maila nie oznacza odbytej rozmowy ani wysłanej wiadomości.
Przed zgodą i po odmowie nie uruchamiamy tego tagu Google. Nie włączamy reklam personalizowanych. Odrzucenie pomiaru nie ogranicza możliwości wysłania zapytania. Wybór zapamiętujemy w przeglądarce do 180 dni. Zgodę można wycofać lub zmienić przyciskiem „Ustawienia prywatności” w stopce. Wycofanie zatrzymuje dalszy pomiar w tej przeglądarce i usuwa cookies pomiarowe dostępne dla naszej strony; nie usuwa automatycznie wcześniej zebranych danych u Google. Google Analytics korzysta m.in. z cookies _ga i _ga_*; dla cookies analitycznych ustawiliśmy okres do 180 dni, odnawiany podczas korzystania ze strony przy zachowanej zgodzie. Informacje o przetwarzaniu przez dostawcę: Google — dane z witryn korzystających z usług Google.
Niektóre archiwalne strony zawierają obrazy z Google lub Trustindex. Ich wyświetlenie powoduje połączenie z serwerem dostawcy i przekazanie danych technicznych połączenia. Linki do innych serwisów prowadzą do stron objętych ich własnymi zasadami prywatności.